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探討提升設備科日常工作執行力的舉措與實踐

來源 : 中國醫療設備雜誌2016年第8期
update : 2016/10/26
這是一家綜合性三級乙等縣級醫院,榮獲2014 年度中國縣級醫院競爭力百強榜榜首,醫院開放病床1800 張,年門診量330 萬人次,醫療設備8000 多台總價值達3.2 億元。2013 年底,該院引進醫療機構評審聯合委員會國際部(Joint Commission International,JCI)評審標準,創建醫院品質管制新體系。通過改革,該院設備管理有了健全的制度和完善的流程,對相關人員進行專業技術培訓,從中探索日常工作品質持續改進的方法。經過一年多努力,該院在2015 年7 月以9.85 分的成績順利通過首輪JCI認證。
 
1 存在的問題分析

該院設備科日常工作效率低下的主要原因有:① 送修設備維修不及時、設備無人接手、設備隨意放置;② 設備的質控沒有按時按量完成;③ 設備管理制度不完善等。該科利用魚骨圖管理工具進行原因分析,見圖1。
 

圖1 日常工作效率低的原因分析
 
(1)送修設備存在的問題。送修的設備經常無人管理,導致沒有對設備的故障及送修科室進行登記,接收的設備隨意放置,造成設備的遺失、維修不及時、混淆設備對應的科室及附件等問題,延長了維修時間。

(2)急救類設備質控不及時。醫院急診急救類醫療設備(呼吸機、麻醉機、高頻電刀、除顫儀、監護儀、微泵等)的質控檢測,有時不能按時按量完成質檢工作。主要是缺少對質控的計畫、監督管理工作經驗,給患者與護理工作帶來了隱患。

(3)現有的設備管理制度可行性不足:① 在用醫療設備管理制度不完善,在管理流程上缺少一套嚴謹、規範的管理制度來指導工作。臨床科室與工程師分工職責不明確,工程師工作量大,影響故障設備的維修進度,導致臨床對工程師的滿意度下降。必須建立行之有效的在用醫療設備管理制度,做到任務清晰、職責明確、責任到人;②已有的設備巡檢制度過於簡單、可行性差,設備的巡檢工作過於繁瑣找不到重點方向,最後變成例行公事,到場一問,簽名了事。改進對設備的巡檢管理,完善巡檢制度減少被動維修,以主動有計劃的預防性維護(PreventiveMaintenance,PM)為主,降低維修成本,減少設備故障次數和維修工作量,起到防患於未然之效。
 
2 提升設備科日常工作執行力的對策

2.1 制定相關的規章制度及技術規範

(1)完善在用設備管理制度。設備科工程師負責醫療設備的維修、PM、品質控制、計量、使用部門操作和保養的培訓工作。使用部門報修時,維修申請單在24 h 內完成受理,1 周內無法修復的設備必須在維修報告中填寫維修內容,用客觀的資料評價指標代替以往反應速度快,維修品質高的項目。制定PM 週期,並按時完成PM、品質控制工作,貼好維護合格標籤。定期聯繫計量部門做國家強檢設備的檢測;每年對全院的醫療設備固定資產進行清查並貼好資產標籤。接到不良事件報告時,嚴格按照《醫療器械不良事件監測及召回制度》執行。以上所有規定的工作都要有文字記錄。醫療設備投入使用後,使用部門指定專人保管設備,認真填寫《醫療儀器設備使用及維護記錄本》,負責設備日常清潔、整理、保養工作,對設備表面清潔,整理各類連接線及附件。每日對除顫儀進行功能檢查,確保完好待用並保持充電狀態。其他備用設備每週檢查1 次,每2 次檢查之間的間隔日期為5~9 d ;放置搶救車內的設備按搶救車檢查週期來執行檢查。轉運設備及科室對供電有特殊要求的設備,每個月進行充放電測試,電池蓄電能力不達標時立即通知設備科。要注意醫療設備上的時間是否與內網時間一致(誤差±2 min),時鐘超過規定範圍立即校準,無法自行校準通知設備科。設備故障時,儘量移開現場並掛上故障指示牌,更換備用機並及時報修,所有設備不得擅自丟棄。臨床科室與工程師分工職責明確,設備科工程師能夠及時掌握設備的運行狀況,保證了設備的正常運行,提高了服務品質。對應急設備的定期維護保養,在遇到除顫儀、喉鏡等應急事件時,保證了在5 min內開展高級生命支援,給患者提供一個安全、功能齊全的環境。

(2)完善設備巡檢制度。規定設備科工程師每3 個月對所分管區域的設備進行1 次巡檢。檢查內容:① 設備使用環境是否存在危及設備安全的潛在因素;② 設備功能(包括設備的時鐘是否與內網時間一致),配件是否齊全、有無破損,如不能繼續使用要掛設備故障牌並及時處理;③ 使用科室的使用記錄、日常檢測記錄;④ 操作人員是否符合操作規定、使用或保存的要求,並提出意見;⑤ 巡檢中的問題與建議應記錄在案,臨床科室的緊急情況維修人員應立即解決或向設備科科長彙報。巡檢步驟:告知使用科室來巡查,進行設備使用環境與設備存儲環境的安全性評估,進行外觀清潔、資產標籤、PM 標籤核實,檢查保養使用記錄、檢測記錄,電源插頭、附件檢查,時鐘校準、功能檢測、關機斷電、設備歸位元最後與臨床交流;巡檢報告表:總巡查科室數、總設備數、異常數、台賬資訊差錯情況、排名前5 設備的異常數及異常情況、尚未解決的問題與解決計畫。
 
用設計巡檢專案表與標準的操作步驟2 張表格來防止工程師重複勞動力與遺漏關鍵項目,減少被動維修,以主動有計劃的為主,減少維修工作量。
 
2.2 全面培訓

首先實施工程師內部培訓年計畫,按照年計畫定期定人培訓,包括設備管理方面、維修成果分享、規章制度、設備基礎知識的學習。邀請廠家工程師來醫院對工程師進行技術培訓,掌握維修設備的基礎知識。設備科專職人員定期到臨床科室為醫護人員開辦設備使用方法、設備原理、操作規程等方面的專題講座。通過學習對提高整體技術水準、正確操作、熟悉醫療器械的性能有較大説明,為臨床工作提供堅實的醫學工程技術保障。
 
2.3 實行日常值班制度

設備科建立維修區間管理(待修區、完修區、待安裝區、檢測設備區),改善辦公和維修環境,並將設備科10 名維修工程師分4 組,每組2~3 人,分片區負責維修任務。提升設備科日常工作執行力的一個重要措施是實行工程師輪流值班制度,值班任務要做到送修設備的登記並確保設備實物與登記本一致並轉告相關工程師;負責維修間區域擺放、清點維修、檢測工具地面整潔監督;做好維修、檢測工具歸位管理;除了設備的管理工作外,值班人員要完成微泵與監護儀的的質控、PM 工作。我院有監護儀597 台,微量注射泵416 台,每年做兩次PM,因此規定值班人員每天完成5 台監護儀和5 台微泵的PM 和品質檢測,完成的資料由值班人員輸入醫療設備執行資訊系統對應資料庫。完成以上所有值班任務以後交班簽字。
 
3 整改

實行日常值班以來,設備維修管理有很大改進並對不足之處進行了整改:① 實行目視管理:雖然有設備區間管理,仍然偶爾有將完修設備放在待修區的情況發生。為此,由負責科室的工程師掛設備維修登記卡,實行一機一卡制。登記卡內容包括:科室名稱、送修日期、接收人員、負責人員、故障描述、維修狀況、完成日期的內容,實行以來無差錯發生;② 實行雙人監管:個別值班人員在輸入質控檢測資料時內容不完整,不利於責任追究,為此,將質控檢測資料登錄交由負責科室的工程師完成,實施以來資料的完整性達到100% ;③ 增加質控檢測設備:醫療設備甚多,質控檢測設備每個類型只有1 台,工作效率相對低,為了更好地服務於臨床,設備科申請增加質控檢測設備,質控工作效率顯著提高。
 
4 效果

設備科從2013~2015 年改革日常工作執行力以來,維修工作效率、質控檢測率明顯提高,得到臨床科室的認可。① 完善巡檢、在用設備管理制度,制定措施並嚴格執行,經統計設備的PM 合格率從55% 提升到95%,時鐘允許誤差的準確率達100%,保障了醫療品質和安全;② 通過對醫務人員與工程師培訓,人為故障率從12.4% 降到2.6%,節省了維修配件費用,延長了設備使用壽命;③ 實行日常值班工作以來,24 h 設備受理及時率達到100%,質控與PM 能按時按量完成,維修間的井然有序區間管理可以快速找到設備、設備狀態一目了然。通過以上的品質持續改進,設備科的日常工作得到明顯改善,保障了日常工作正常秩序,使維修、管理的品質得到提高。